Microsoft 365 Business umfasst verschiedene Programme und Tools, welche für die digitale Zusammenarbeit in einem Unternehmen von Nutzen sind. Das Potenzial der Palette für KMU ist gross. Gerade deshalb ist es wichtig, dass Organisationen die Funktionen optimal einzusetzen wissen.
Microsoft 365 Business fasst eine Vielzahl an Tools unter einem Dach zusammen, die für eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit in einem digital operierenden Team wichtig sind. Doch gerade kleinen und mittleren Unternehmen fällt es oft senchwer, bei der Fülle an Funktionen und Möglichkeiten das Tool zielgerichtet zu nutzen. Unsere Tipps zeigen auf, wie Organisationen von der vollen Leistungsfähigkeit der Plattform profitieren und das Maximum aus Microsoft 365 (MS 365) herausholen.
6 Tipps für den optimalen Einsatz von Microsoft 365
MS 365 bietet hybrid oder digital arbeitenden Unternehmen beinahe unbegrenzte Möglichkeiten für die virtuelle Zusammenarbeit. Manche Anwendungen, wie etwa die Office-Programme Word, Excel und PowerPoint oder das E-Mail-Programm Outlook gehören in vielen Unternehmen bereits zum Alltag. Doch innerhalb von Microsoft 365 Business finden sich weitere, weit weniger prominente Applikationen, die für die virtuelle Zusammenarbeit eines Teams ebenso viel Nutzen mitbringen können. Die nachfolgenden sechs Tipps helfen Geschäftsführenden und IT-Verantwortlichen in KMU dabei, verschiedene Werkzeuge aus MS 365 wirksam in ihrem Unternehmen einzusetzen und so die Produktivität und Effizienz ihrer Teams zu steigern.
1. Mit Microsoft Teams die Basis für virtuelle Teamarbeit schaffen
Microsoft Teams (MS Teams) ist ein Tool, dass innerhalb von MS 365 für die virtuelle Zusammenarbeit in einem Unternehmen zur Verfügung steht. Es ist darauf ausgerichtet, Kollaborations- und Kommunikationsprozesse zwischen physisch getrennten Mitarbeitenden zu unterstützen und eine produktive Projektarbeit zu ermöglichen. MS Teams ist eines der leistungsstärksten Tools für die virtuelle Zusammenarbeit auf dem Markt. Es eignet sich für Sofortnachrichten, Anrufe und Online-Meetings, es ermöglicht die gemeinsame Nutzung sowie Bearbeitung von Dateien und es bietet eine virtuelle Plattform für die Organisation von Projekten. Dank zahlreicher Schnittstellen lässt sich MS Teams gemäss den jeweiligen Bedürfnissen des KMU individualisieren oder erweitern und es erlaubt das Zentralisieren verschiedener Dienste auf einer Arbeitsoberfläche. Ein gutes Collaboration Tool wie Microsoft Teams ist für den erfolgreichen virtuellen Arbeitsalltag in einem Team unverzichtbar.
2. Einsatz von Cloud-Services für die Dateiablage und die zeitgleiche Dateibearbeitung
Cloud-Lösungen erlauben Unternehmen, ihre Daten und Programme auf einem virtuellen Speicherplatz abzulegen, zu verwalten und zu archivieren. Für die digitale Zusammenarbeit ist die Nutzung von Cloud-Diensten eine wichtige Voraussetzung. Dank der Technologie können Mitarbeitende Dateien sicher speichern und jederzeit von jedem internetfähigen Gerät aus darauf zugreifen. Microsoft 365 bietet seinen Nutzenden gleich zwei cloudbasierte Dateiablageoptionen:
- OneDrive versteht sich als klassisches Dateisystem, welches Daten statt auf den lokalen Servern, in einer Cloud speichert. Mitarbeitende in Unternehmen nutzen OneDrive als persönlichen Arbeitsbereich, wo sie eigene Dokumente erstellen, speichern und bearbeiten können. Auch das Freigeben von Dokumenten für andere Nutzerinnen und Nutzer ist möglich.
- SharePoint ermöglicht ebenfalls das Ablegen von Dateien. Zusätzlich vereinfacht es das gemeinsame virtuelle Arbeiten an Dokumenten – bei Bedarf auch zeitgleich. Die Plattform ist für die Zusammenarbeit in Teams mit mehreren Personen und Projekten optimiert. Hochgeladene Dateien stehen in der Dokumentenbibliothek automatisch allen SharePoint-Nutzenden zur Verfügung. Damit eignet sich das Programm besonders gut für Unternehmen, die viele Dokumente und Inhalte organisieren und teilen müssen. Der Funktionsumfang von SharePoint geht über den eines herkömmlichen Dateiablagesystems hinaus. Dank zahlreicher Erweiterungsmöglichkeiten lässt sich SharePoint bis zu einem hochangepassten Intranet ausbauen.
3. Workflows automatisieren mit MS Automate
Microsoft Power Automate erlaubt es Unternehmen, automatisierte Workflows zwischen verschiedenen Applikationen und Diensten einzurichten. Die Automatisierung eignet sich insbesondere für repetitive und wiederkehrende Aufgaben wie das Sortieren von E-Mails, das Freigeben von Dokumenten, für automatische Erinnerungen oder auch um Dateien zwischen Systemen zu verschieben. Innerhalb des Tools stehen zahlreiche Vorlagen zur Verfügung, die ein einfaches Einrichten von beliebten Workflows erlauben. MS Automate weist Schnittstellen zu Microsoft und Apps von Drittanbietern auf, dank denen sich die Prozessautomatisierung selbst ausserhalb der MS-Umgebung umsetzen lässt. Mit MS Power Automate sparen KMU im Arbeitsalltag Zeit und die Effizienz der Organisation steigt.
4. Die Vorzüge von Business Intelligence nutzen
Business-Intelligence-Software (BI) hilft Unternehmen dabei, relevante Geschäftsdaten zu sammeln, zu strukturieren, zu verstehen und für Management-Entscheidungen aufzubereiten. Mit Microsoft Power BI steht innerhalb der MS-365-Palette eine leistungsfähige und übersichtliche Business-Intelligence-Plattform zur Verfügung. Für KMU lohnt es sich, diese gezielt einzusetzen, um Daten zu analysieren und Entscheidungsprozesse datengestützt abzusichern. MS Power BI stellt benutzerfreundliche Dashboards zur Verfügung, welche sich auch ohne vertiefte Informatikkenntnisse einfach bedienen lassen.
5. Regelmässige Schulungen befähigen Mitarbeitende
Um das Maximum aus MS 365 herauszuholen ist es wichtig, dass sämtliche Nutzerinnen und Nutzer der Plattform wissen, was das Tool bietet und welche Optionen es für die virtuelle Zusammenarbeit bereithält. Die Schulung der Mitarbeitenden ist damit ein essenzieller Bestandteil für den zielgerichteten Einsatz von Microsoft 365. Sie bietet nicht nur den Raum, um über die Funktionen und Einsatzbereiche der Software zu informieren, sondern auch um auf Fragen und Unsicherheiten der Angestellten einzugehen. Je besser die Belegschaft mit den Tools und den Funktionen von Microsoft 365 vertraut ist, desto effektiver können sie arbeiten. Es empfiehlt sich, Schulungen und Workshops regelmässig zu wiederholen, um Mitarbeitende laufend auf die neuesten Funktionen und Updates vorzubereiten.
6. Die Belegschaft zur Nutzung der Programme motivieren
Mit dem Aufsetzen der nützlichen Tools und der Schulung der Belegschaft ist die Basis für eine effiziente Nutzung von MS 365 gelegt. Doch um die Plattform wirksam und erfolgreich im Unternehmensalltag zu verankern, sollten die Mitarbeitenden die für die Organisation relevanten Optionen zuverlässig nutzen und aus eigener Motivation einsetzen. Gerade im Zuge der Microsoft-365-Einführung ist es wichtig, strukturiert vorzugehen, um die Verwendung der verschiedenen Funktionen gezielt zu fördern. Denkbar ist dabei das Durchführen von klar definierten Pilotprojekten, regelmässige Weiterbildungen oder gemeinsame Austausch- und Feedback-Runden mit den Anwenderinnen und Anwendern.
Ein Tool für Austausch, Datenbearbeitung und Projektmanagement
Die Nutzung von Microsoft 365 Business steigert die Effizienz und die Produktivität in einem virtuell arbeitenden Team und erhöht Motivation und Erfolg bei der Zusammenarbeit. Dies trägt nachhaltig zum Geschäftserfolg eines KMU bei. Die genannten Tipps unterstützen Organisationen dabei, die Plattform mit maximaler Wirkung einzusetzen.
Beim Einführen von Microsoft 365 Business kann ein externer IT-Partner, wie etwa ein Anbieter von Managed IT Services (auch Managed Service Provider oder MSP) Unterstützung bieten. Ein zertifizierter IT-Partner unterstützt bei der Implementierung, Konfiguration und Wartung von Microsoft 365 sowie bei der Integration aller dazugehörigen Applikationen. Mit seinem Fachwissen gewährleistet er die Sicherheit der IT-Systeme, hält sämtliche Anwendungen stets auf dem neuesten Stand und sorgt dafür, dass sich das volle Potenzial der Plattform ausschöpfen lässt. Ferner kennt er die wichtigsten Herausforderungen bei der Nutzung von MS 365 und er hilft bei der Schulung der Mitarbeitenden oder bei aufkommenden Fragen. Dank der erfolgreichen Partnerschaft mit einem MSP gewinnt ein KMU Kostensicherheit in IT-Belangen, und ist fit für künftige Digitalisierungsprozesse. Damit hat es den notwendigen Freiraum, um die eigenen Ressourcen auf das Erfüllen der Geschäftsziele zu konzentrieren.
.png){kind=icon}
