Bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen und zur produktiven Zusammenarbeit in hybriden Teams setzen heute viele KMU auf Microsoft 365. Zur korrekten Konfiguration und effizienten Verwaltung der Anwendung bieten Anbieter von Microsoft 365 Services wertvolle Unterstützung. Doch wie lässt sich der ideale IT-Partner finden?
Microsoft 365 bietet für kleine und mittlere Unternehmen eine umfangreiche Palette an unterschiedlichen Anwendungen und Tools. Besonders mit der zunehmenden Verbreitung von flexiblen Arbeitsmodellen gewinnen die cloudbasierten Services von Microsoft an Beliebtheit. Microsoft Teams, OneDrive oder SharePoint sind eigens auf die Bedürfnisse von KMU ausgerichtet, doch damit sie ihre Stärken zur virtuellen Zusammenarbeit ausspielen können, ist es wichtig, sie gut zu konfigurieren und auf die spezifischen Verhältnisse in einem Unternehmen Rücksicht zu nehmen.
Hier kommen IT-Dienstleister wie Managed IT Service Provider (MSP) ins Spiel. Ein kompetenter Anbieter von Microsoft 365 Services ist darauf spezialisiert, die Herausforderungen von KMU zu erkennen und die MS-365-Umgebung optimal auf die vorherrschenden Bedürfnisse auszurichten.
Welche Eigenschaften soll eine Microsoft-365-Partner mitbringen?
Die Microsoft-365-Palette umfasst vielseitige Anwendungen, welche digitale Arbeitsmodelle und die virtuelle Zusammenarbeit in Unternehmen unterstützen. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, leisten Anbieter von Managed IT Services einen wichtigen Beitrag. Sie unterstützen KMU dabei, die unterschiedlichen Anwendungen zu managen und richten sie auf die Bedürfnisse des Unternehmens aus. Damit schaffen sie die Grundlage für eine produktive und effiziente Arbeitsweise.
Die folgenden sieben Tipps helfen Führungspersonen und IT-Verantwortlichen bei der Wahl eines passenden Anbieters von Microsoft 365 Services:
1. Ausgewiesene Erfahrung mit Microsoft 365
Es ist wichtig, dass der IT-Dienstleister umfassende Erfahrung mit Microsoft 365 und den damit verbundenen Diensten wie Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams mitbringt. Gerade mit Blick auf die Potenziale von MS 365 ist es wichtig, dass der IT-Partner über das erforderliche Know-how verfügt, um Microsoft 365 effizient zu verwalten. Nur wer den Gesamtüberblick über alle Optionen hat, weiss welche Anwendungen die Arbeit eines Unternehmens optimal unterstützen und wie sich die Tools und Funktionen wirkungsvoll miteinander vernetzen lassen. Ein erfahrener MSP mit entsprechenden Referenzen kann sicherstellen, dass vom Beschaffen der notwendigen Lizenzen über die Bewirtschaftung der eingesetzten Applikationen und Schnittstellen bis hin zum späteren Support alles reibungslos funktioniert.
2. Schnelle und umfangreiche Supportleistungen
Ein grosser Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Managed IT Services ist der Zugang zu kompetenten IT-Expertinnen und -Experten. Sie bringen in der Regel ein breites Fachwissen mit, um Herausforderungen der IT-Infrastruktur in einem Unternehmen schnell zu identifizieren und zu lösen oder die entsprechenden unternehmerischen IT-Zielsetzungen zu erreichen.
Die Service- und Supportleistungen zwischen einem KMU und einem Anbieter von Microsoft 365 Services sind in Service-Level-Vereinbarungen (SLA) festgehalten. Sie regeln nicht nur Dienstleistungen und Support-Niveaus, sondern definieren auch Reaktionszeiten, die den Anforderungen des KMU entsprechen. Da fehlender oder langsamer IT-Support rasch zu Schwierigkeiten wie einer kostspieligen IT-Downtime oder gar zum Stillstand der Betriebssysteme führen kann, sollte die Verfügbarkeit des IT-Supports bei der Beurteilung von Managed IT Services ein zentrales Kriterium sein.
3. Zuverlässige Wartung der gesamten Software
Microsoft 365 bringt regelmässig Updates und Erweiterungen für seine Produkte und Tools auf den Markt. Da diese oftmals neue Sicherheitslücken beheben, ist es wichtig, dass der zuständige IT-Support sämtliche Systeme zeitnah mit den neuesten Updates bespielt. Ein professioneller MSP gewährleistet dies als Teil seiner Supportleistungen mit automatisierten Aktualisierungen. Er sorgt so dafür, dass Mitarbeitende stets mit aktuellen und sicheren Anwendungen arbeiten und dass die Funktionstüchtigkeit der Microsoft-Produkte auch nach Updates und Patches bestehen bleibt. IT-Ausfälle und Downtime lassen sich so weitgehend verhindern.
4. Sicherstellen von Cyber Security und Datensicherheit
Sicherheit und Datenschutz sind kritische Aspekte bei der Verwaltung von Microsoft 365. Während Microsoft-Dienste bereits mit einem hohen Sicherheitsstandard ausgerüstet sind, so ist es dennoch wichtig, dass ein kompetenter IT-Dienstleister regelmässig die Funktionstüchtigkeit der Cyberabwehr sicherstellt. So lässt sich feststellen, ob im Laufe der Zeit durch neue Bedrohungssituationen zusätzliche Sicherheitsmassnahmen notwendig sind, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten jederzeit zu gewährleisten.
Orientierung in Sachen Cybersicherheit und Datenschutz kann beispielsweise das ISO 27001-Zertifikat schaffen. Verfügt der gewählte MSP über eine solche Zertifizierung, so kennt dieser die geltenden Datenschutzbestimmungen und garantiert eine sichere Datenverarbeitung. Ein nach ISO 27001 zertifizierter MSP ist verpflichtet, klare Leitlinien zur Umsetzung der Informationssicherheit einzuhalten und die Sicherheit personenbezogener Daten seiner Kunden zu gewährleisten. Das Zertifikat dient als offiziell anerkannter Beleg für die Vollständigkeit und Präzision der Prozesse sowie der fachkundigen Kontrollen bei der Verwaltung der Daten.
5. Flexibilität und Skalierbarkeit in den Leistungen
Ein KMU kann sich im Laufe der Zeit verändern und wachsen. Daher ist es wichtig, einen IT-Dienstleister auszuwählen, der in der Lage ist, sich an diese ändernden Bedürfnisse anzupassen. Durch skalierbare und flexible Dienstleistungspakete eines MSP bleibt die Qualität der Serviceleistung und die Budgetsicherheit erhalten – egal wie schnell und in welche Richtung sich ein Unternehmen entwickelt. Probleme mit zu wenig oder mit ungenutztem Speicherplatz, mit zu geringer Bandbreite, ungenügender Rechenleistung oder mit fehlenden Zugriffsberechtigungen gehören damit der Vergangenheit an.
6. Ein stimmiges Preis-Leistungsverhältnis
Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis spielt eine Rolle bei der Auswahl eines IT-Dienstleisters für Microsoft 365. Der Vergleich der Preisstrukturen verschiedener Anbieter von Microsoft 365 Services in Abhängigkeit mit den angebotenen Dienstleistungs- und Serviceleistungen hilft, die verschiedene Anbieter einzuschätzen.
Bei der Beurteilung ist jedoch darauf zu achten, dass neben den reinen Kosten auch die Preistransparenz, die Abrechnungszyklen sowie die Qualität der Dienstleistungen mit in die Bewertung einfliessen.
7. Ein weiterführendes Angebotsportfolio
Neben Microsoft 365 Services gehören in der Regel eine ganze Reihe weiterer IT-Dienstleistungen zum Angebot eines Managed IT Service Providers. Besonders für KMU mit Wachstumsambitionen und ohne eigene IT-Abteilung lohnt es sich daher, bei der Wahl des IT-Partners auch an die künftigen Bedürfnisse zu denken. So kann ein MSP, der ein breites Angebotsportfolio an IT-Dienstleistungen mitbringt, später beispielsweise beim Aufbau sicherer Home-Office-Arbeitsplätze, beim Einrichten verlustsicherer Backup-Lösungen oder beim Sicherstellen einer hohen Digital Employee Experience unterstützen.
Fazit: Mit Managed IT Services für die Zukunft gerüstet
Microsoft 365 umfasst eine breite Palette an Tools und Funktionen, welche die Arbeitsprozesse und die Team-Zusammenarbeit in KMU verbessern. Doch mit dem grossen Leistungsumfang steigt auch die Komplexität. Um das Maximum aus der Anwendung herauszuholen, lohnt es sich daher, die Verwaltung von MS 365 in professionelle Hände zu übertragen. Beispielsweise an einen kompetenten und erfahrenen Anbieter von Microsoft 365 Services.
Ein MSP bringt den gesamtheitlichen Blick über die Microsoft-365-Dienste mit, kennt deren Besonderheiten und weiss, wie die Tools effizient zu vernetzen und einzusetzen sind. In Abstimmung mit den Bedürfnissen eines KMU schafft er so die Grundlage für eine produktive Zusammenarbeit. Weiter profitiert das Unternehmen dank des externen IT-Partners von dessen Fachwissen und es kann die internen IT-Ressourcen entlasten oder ganz darauf verzichten. Mit dem schnellen Support, der hohen IT-Sicherheit und dem proaktiven Monitoring sorgt ein MSP so nachhaltig für einen rundum effizienten Einsatz von Microsoft 365.
.png){kind=icon}
