Microsoft Teams effektiv nutzen: 5 Tipps für die Zusammenarbeit

Immer mehr Unternehmen setzen bei der digitalen Zusammenarbeit auf Microsoft Teams (MS Teams). Die Software bietet ihnen eine weitreichende Funktionspalette, mit welcher sich der Austausch zwischen Mitarbeitenden fördern lässt. Damit steigert MS Teams die Produktivität und Effizienz der Organisation. Die Plattform bietet eine Reihe von wichtigen Vorteilen für die Zusammenarbeit in KMU:

• Unterschiedliche Kommunikationskanäle für den direkten Austausch innerhalb von Gruppen, für die persönliche Kommunikation und die effiziente Projektarbeit
• Telefonie- und Videokonferenzfunktionen sowie Möglichkeit zur Durchführung von Online-Workshops
• Zentralisierung von genutzten Anwendungen und Tools auf einer Plattform
• Nahtlose Integration der weiteren Produkte von Microsoft 365
• Gemeinsame Dateiablage- und Austauschplattform mit Möglichkeiten für die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit
• Dank Cloud-Technologie sind sämtliche Dateien und Tools standortunabhängig und über verschiedene Endgeräte nutzbar
• Ein hoher Sicherheitsstandard und regelmässige Updates schützen vor Cyberrisiken
  
  

Die Grundlage für die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

Innerhalb von Microsoft 365 ist MS Teams spezifisch auf die Bedürfnisse von KMU ausgerichtet. Das Programm erleichtert die Transformation zum modernen, digitalen Unternehmen und ist das Fundament für die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit. Doch damit ein KMU Microsoft Teams effektiv nutzen kann, ist das Tool sorgfältig aufzusetzen und an die individuellen Bedürfnisse des KMU anzupassen. Die folgenden Tipps helfen, bei der Konfiguration des Tools die richtigen Schwerpunkte zu setzen.

1. Aufbau einer nützlichen Struktur

Eine klare Struktur ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit in Teams. Nur wenn der Aufbau klar ist und die verschiedenen Bereiche innerhalb der Plattform eine klare Rolle erfüllen, lässt sich ein effizienter Einsatz unternehmensweit umsetzen.

Innerhalb von Teams gibt es verschiedene Bereiche, wobei das eigentliche Herzstück der Plattform unter dem Menüpunkt «Teams» zu finden ist. Dort lassen sich übergeordnete Teams mit eigenen Kanälen (Channels) erstellen. Sie erlauben es, die Mitarbeitenden in thematische, hierarchische oder projektbezogene Arbeitsgruppen einzuteilen. Bei der Konfiguration von MS Teams ist es wichtig, von Beginn an eine klare und nachvollziehbare Struktur durchzusetzen und Mitarbeitende über die unternehmensspezifische Nutzung der Teams und Kanäle zu informieren. So lässt sich sicherstellen, dass jeder Angestellte Zugang zu den notwendigen Kanälen und Ressourcen hat und dass sie die relevanten Informationen am richtigen Ort platzieren und bearbeiten. Die Struktur ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass KMU Microsoft Teams effektiv nutzen können.

2. Nützliche Funktionen kennenlernen

Teams bietet eine Vielzahl an Funktionen, welche die Zusammenarbeit und Kommunikation in hybrid arbeitenden Unternehmen verbessern. So eignet sich die Chat-Funktion, um sich rasch mit Arbeitskollegen und -Kolleginnen auszutauschen. Mit der Telefonie-Anwendung lässt sich eine vollwertige VoiP-Lösung umsetzen und über SharePoint gelingt die simultane Bearbeitung von Dokumenten und Dateien. Meetings lassen sich sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit externen Gästen durchführen und dank einer klaren Aufgabenverteilung sowie der individuellen Zugriffsverwaltung lässt sich eine fristgerechte Umsetzung von Projekten sicherstellen.

Im Zuge der Einführung ist es lohnend, sich eingehend mit den Möglichkeiten der Plattform auseinanderzusetzen und die unterschiedlichen Funktionen kennenzulernen. So lässt sich gewährleisten, dass die Potenziale der Plattform nicht ungenutzt bleiben und dass sie die Zusammenarbeit optimal unterstützt.

3. Personalisieren mit Apps und Integrationen

Eine der Stärken von Teams ist die Möglichkeit, weitere Applikationen zu integrieren: Zum Beispiel lässt sich mit Microsoft Viva die Employee Experience verbessern, mit dem Whiteboard wandeln sich Videokonferenzen zu kreativen Brainstorming-Sessions und mit Microsoft Power Automate lassen sich Prozesse in automatisierte Workflows überführen. Aber nicht nur Tools innerhalb von Microsoft 365 lassen sich in Teams integrieren: Über Schnittstellen ist es möglich, auch Drittanbieter-Apps in die Anwendung einzubinden. So entsteht eine zentrale Arbeitsplattform, über welche Mitarbeitende auf ihre täglich genutzten Tools zugreifen können. Da der zeitraubende Wechsel zwischen mehreren Programmen entfällt, steigt die Produktivität innerhalb eines KMU.

4. Klare Regeln für die Zusammenarbeit aufstellen und kommunizieren

Die Umstellung auf MS Teams ermöglicht Unternehmen grosse Effizienzgewinne – sofern die Plattform zielführend eingesetzt wird. Um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder trotz räumlicher Distanz effektiv zusammenarbeiten, hilft das Aufstellen klarer Kommunikationsregeln. Im Umgang mit MS Teams ist beispielsweise festzulegen, über welche Kanäle welche Informationen verbreitet werden, wie Wortmeldungen und Diskussionen in Online-Konferenzen ablaufen, welche Ruhezeiten für die fokussierte Arbeit sinnvoll sind, welche Feedback-Mechanismen zu nutzen sind oder welche Reaktionszeit auf Nachrichten angebracht ist. Klare Kommunikationsregeln helfen dabei, Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern.

5. Die Mitarbeitenden schulen und begleiten

Der Einsatz von MS Teams verlangt von Mitarbeitenden und Führungspersonen gewisse Anpassungen ihrer Arbeitsroutinen. Insbesondere die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team läuft nun über andere Kanäle ab. Dies kann insbesondere zu Beginn zu Unsicherheiten führen.

Mit einer umfassenden Schulung und Aufklärung lässt sich die Akzeptanz der Plattform unter der Belegschaft fördern. Schulungen dienen dabei nicht nur der Vermittlung von Informationen und Kompetenzen, sondern sie öffnen auch den Raum für Fragen, erlauben es, Unklarheiten zu beseitigen und sie zeigen Optimierungspotenziale auf.

Es empfiehlt sich, Schulungen regelmässig zu wiederholen, um neue und bestehende Mitarbeitende laufend auf die neuesten Funktionen und Updates vorzubereiten. Je besser die Belegschaft mit den Tools und den Funktionen vertraut ist, desto effizienter funktioniert die virtuelle Zusammenarbeit mit MS Teams.

Fazit: Effektiv zusammenarbeiten mit Microsoft Teams

Mit MS Teams hält Microsoft 365 ein Instrument bereit, das sich ideal für die Zusammenarbeit von hybrid arbeitenden Teams eignet. Die Anwendung lässt sich bedürfnisgerecht strukturieren und sie bietet vielfältige Optionen, um den individuellen Rahmenbedingungen eines KMU gerecht zu werden. Damit unterstützt MS Teams ein effizientes und produktives Arbeiten im Home-Office.

Die genannten Tipps dienen als Orientierungshilfe, damit Führungspersonen oder, falls vorhanden, IT-Verantwortliche in KMU die Software möglichst zielorientiert in ihrem KMU einführen können. Im Lichte der weitreichenden Möglichkeiten von MS Teams ist es ratsam, noch einen Schritt weiterzugehen und die Hilfe eines Experten, etwa eines Anbieters von Managed IT Services mit ausgewiesener Microsoft-Erfahrung hinzuzuziehen. Ein kompetenter IT-Partner unterstützt KMU bei der Beschaffung der Lizenzen, bei der Implementierung und Sicherung der Plattform, bei der Integration notwendiger Apps und bei der wunschgemässen Strukturierung. Er stellt so sicher, dass das KMU das volle Potenzial der Plattform ausschöpft und Microsoft Teams effektiv nutzen kann.